Tổ Chức Sự Kiện - Công Ty TNHH Thương Mại Công Nghệ

Chào mừng quý khách đến với Châu Đông. Quý khách đang có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ tổ chức sự kiện. Nhưng khi tìm hiểu, thì thấy rằng ngành tổ chức sự kiện lại là ngành dịch vụ đặc thù, có rất nhiều thông tin về ngành sự kiện và quy trình để tổ chức một sự kiện đúng chuẩn. Vì vậy, quý khách không tránh khỏi những băn khoăn. Theo đó, Châu Đông sẽ cùng quý khách tìm hiểu những thông tin cần thiết để lựa chọn những quy trình phù hợp nhất, giá rẻ và tiết kiệm nhất.

✔ Những lợi ích khi tổ chức sự kiện đúng chuẩn

Dịch vụ tổ chức sự kiện đúng chuẩn, bài bản sẽ mang lại nhiều giá trị quan trọng cho cá nhân, doanh nghiệp và cộng đồng. Chính vì lẽ đó, công tác tổ chức sự kiện cần được chuẩn bị hết sức chỉn chu, tỉ mỉ nhằm đạt được những lợi ích sau:

Tổ chức sự kiện giúp giao lưu và kết nối: Sự kiện tạo ra cơ hội để gặp gỡ, giao lưu và kết nối với những người có cùng sở thích, ngành nghề hoặc mục tiêu. Đây là dịp để mở rộng mạng lưới quan hệ cá nhân và xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân hoặc tổ chức.
Tổ chức sự kiện để chia sẻ thông tin: Các buổi hội thảo, hội nghị hoặc chương trình ra mắt sản phẩm mới đều giúp truyền tải thông điệp, cung cấp những thông tin mới nhất và thúc đẩy sự học hỏi.
Tổ chức sự kiện nhằm xây dựng thương hiệu: Bằng cách tạo ra trải nghiệm đặc biệt, sự kiện có thể gợi lên những cảm xúc tích cực và gắn kết khách hàng với thương hiệu. Điều này có thể dẫn đến sự tăng trưởng của doanh số bán hàng và sự tăng cường lòng trung thành từ phía khách hàng.
Tổ chức sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm và dịch vụ: Sự kiện là một cơ hội tuyệt vời để quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Bằng cách trưng bày, giới thiệu và cho phép khách hàng trải nghiệm trực tiếp, sự kiện có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa và thu hút sự chú ý đối với sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Tổ chức sự kiện để tạo cộng đồng và tương tác: Sự kiện có thể tạo ra một cộng đồng và môi trường tương tác giữa người tham gia. Những hoạt động nhóm, trò chơi team building, hoặc các hoạt động gắn kết khác có thể tạo ra cảm giác thân thiện, sự gắn kết và sự thúc đẩy của tinh thần hợp tác.

✔ Quy trình quản lý, tổ chức sự kiện chung

Quy trình quản lý, tổ chức sự kiện được ra theo từng chủng loại của sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có một quy trình tổ chức riêng nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên dưới đây là quy trình chung, ngắn gọn, dễ nhớ dùng để tổ chức và quản lý các sự kiện để các bạn sinh viên ngành tổ chức event, thực tập sinh và các doanh nghiệp có thể tham khảo để có thể đưa ra định hướng cho sự kiện của mình.

Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định mục tiêu của sự kiện. Điều này bao gồm định rõ mục đích và kết quả mong đợi từ sự kiện. Mục tiêu của sự kiện là quan trọng nhất. Hãy tham khảo thêm ở mục tiếp theo…
Lập kế hoạch: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm lựa chọn địa điểm, ngày giờ, chương trình, ngân sách và các yếu tố khác cần thiết. Tại bước này các bạn nên tìm hiểu cách lập kế hoạch cho từng chủng loại sự kiện cụ thể. Chúng có sự khách nhau, linh hoạt và phù hợp.
Xác định đối tượng khách mời: Xác định đối tượng khách mời và tạo danh sách mời, bao gồm các khách mời quan trọng và mục tiêu.
Quảng bá và tiếp thị: Quảng bá và tiếp thị có thể diễn ra trước hoặc trong sự kiện. Các hoạt động quảng bá và tiếp thị sự kiện để thu hút sự quan tâm và tham gia từ khách mời. Để quảng bá về sự kiện trước khi nó diễn ra thì nên dùng các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, email marketing, và các kênh tiếp thị khác. Để quảng bá sản phẩm trong sự kiện thì cần tập trung vào ý tưởng sáng tạo, kịch bản độc đáo…
Chuẩn bị hạng mục: Chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho sự kiện như trình chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí, và các dịch vụ liên quan khác. Đảm bảo mọi yếu tố cần thiết để diễn ra sự kiện được chuẩn bị sẵn sàng. Các hạng mục cho mỗi loại sự kiện chuyên nghiệp thì có sự khác nhau. Bước này các bạn nên tham khảo thêm ở phần thiết bị và nhân sự dưới dây.
Thực hiện sự kiện: Điều hành và quản lý sự kiện trong quá trình diễn ra. Đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng được nhu cầu của khách mời.
Đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm: Sau sự kiện, tiến hành đánh giá và phân tích kết quả, xem xét những điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện để rút ra kinh nghiệm và cải thiện cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

✔ Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu của Event

Với các bạn làm nghề tổ chức eventviệc xác định mục tiêu chuẩn, tránh lạc hướng thì mới mang lại kết quả cho khách hàng. Mục tiêu là cái mà khách hàng, doanh nghiệp muốn đạt được nhất. Trường hợp bạn là nhân viên phụ trách khâu quản lý và tổ chức sự kiện cho công ty. Bạn hãy cẩn thận trong quá trình xác định mục tiêu nhé!. Hãy lắng nghe những mong muốn của ban lãnh đạo để xây dựng một chương trình để thỏa mãn mong muốn đó. Có rất nhiều sự kiện diễn ra hoành tráng nhưng thực chất lại không đạt được mục tiêu. Điều đó có lẽ sẽ là một sự lãng phí và chỉ có những lãnh đạo cấp trên mới thấu hiểu được. Vì thế mà lý giải tạo sao, một số đơn vị tổ chức event lập ra một kế hoạch rất quy mô, nhìn bề ngoài có vẻ bàn bản nhưng lại không được khách hàng lựa chọn. Thật ra là chưa đi vào trọng tâm và nhu cầu của khách hàng hoặc kinh phí quá cao để đạt được mục tiêu cũng là một trở ngại. Cuối cùng, hãy lưu ý những vấn đề sau để làm sự kiện đứng mục tiêu:

Hãy mời đúng đuối tượng: Mục tiêu của sự kiện phụ thuộc vào đối tượng khách mời mà bạn muốn đạt được. Đối tượng khách mời có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, nhà đầu tư, cộng đồng địa phương, hoặc bất kỳ nhóm nào khác mà bạn muốn tương tác và tạo mối quan hệ.
Hãy liệt kê mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu của sự kiện cũng phải liên quan đến mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Điều này có thể bao gồm tăng doanh số, xây dựng thương hiệu, tăng cường quan hệ khách hàng, tìm kiếm đối tác mới, tăng cường hiệu suất làm việc, hoặc đóng góp vào mục tiêu tài chính của tổ chức.
Lập kế hoạch phù hợp ngân sách: Mục tiêu của sự kiện cần phù hợp với ngân sách đã được xác định. Ngân sách sẽ ảnh hưởng đến quy mô, phạm vi và tính chất của sự kiện. Vì vậy, mục tiêu cần được đặt ra một cách thực tế và khả thi dựa trên nguồn lực tài chính có sẵn.
Chọn thiết bị và nhân sự phù hợp: Thiết bị và nhân sự cũng sẽ quyết định đến việc đạt được mục tiêu. Sử dụng những công cụ dụng cụ phù hợp, đúng chuẩn và lựa chọn đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chất lượng là yếu tố then chốt quyết định đến việc có đạt được mục tiêu.
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức event: Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức event chuyên nghiệp là bước cuối cùng cần xem xét. Nếu bạn tự tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình thì hãy bỏ qua bước này. Tuy nhiên để một sự kiện diễn ra một cách trơn chu và bài bản thì bạn nên thuê một đơn vị sẽ giúp bạn để sự kiện được thành công và mục tiêu được cụ thể hóa hơn nhờ kinh nghiệm và kiến thức của họ.

✔ Phân loại các dịch vụ sự kiện

Có rất nhiều loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện khác nhau, và số lượng chính xác không thể được đếm hết. Theo thời gian, thì các loại hình sự kiện có sự thay đổi. Chính vì vậy mà các công ty cung cấp dịch vụ cũng sẽ thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các chúng loại sự kiện thường sẽ xuất phất từ như cầu của ngành marketing và quảng cáo. Sự kiện là để phục vụ công tác PR, quảng cáo, MKT cho doanh nghiệp. Dưới đây là những loại hình sự kiện thường được tổ chức:

Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo: Buổi hội thảo chuyên đề với các diễn giả chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong một lĩnh vực cụ thể.
Dịch vụ tổ chức sự kiện triển lãm: Sự kiện trưng bày các sản phẩm, dịch vụ hoặc tác phẩm nghệ thuật để giới thiệu cho khách hàng hoặc công chúng.
Dịch vụ tổ chức lễ khai trương, khánh thành: Sự kiện chính thức để khởi động hoạt động mới, như khai trương cửa hàng, văn phòng, khánh thành nhà máy, khách sạn và các dự án xây dựng khác.
Dịch vụ tổ chức gala Dinner: Sự kiện Gala Dinner mời gọi khách mời đến tham dự để kết nối, chia sẻ và kỷ niệm các dịp đặc biệt như sinh nhật, kỷ niệm, cuộc họp mặt, hoặc tiệc kỷ niệm.
Tổ chức sự kiện thể thao: Buổi thi đấu hoặc các hoạt động liên quan đến thể thao như giải đua, giải bóng đá, marathon, hoặc trò chơi thể thao đặc biệt.
Tổ chức biểu diễn nghệ thuật: Sự kiện âm nhạc hoặc biểu diễn nghệ thuật, bao gồm các buổi biểu diễn nhạc sống, concert, ballet, opera, văn nghệ, kịch nói và hài kịch.
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập: Sự kiện kỷ niệm một sự kiện đặc biệt hoặc một cột mốc quan trọng của doanh nghiệp hoặc cơ quan tổ chức.
Tổ chức lễ khởi công, động thổ: Sự kiện khởi động cho một công trình xây dựng
Tổ chức tiệc cuối năm Year End Party: Sự kiện tổ chức vào dịp cuối năm nhằm tri ân nhân viên, khách hàng.

✔ Quy trình xây dựng ý tưởng, quản lý kịch bản chuyên nghiệp

Công tác xây dựng ý tưởng, quản lý kịch bản rất quan trọng cho các sự kiện chuyên nghiệp. Mỗi sự kiện đều có cách tổ chức riêng, và có những điểm chung. Để tìm hiểu những kịch bản chuyên nghiệp cho từng thể loại của sự kiện xin các bạn tìm hiểu ở các mục nhỏ trong trang website này. Dưới đây là phương pháp xây dựng một kịch bản ở múc độ cơ bản và dùng cho cho tất cả các thể loại sự kiện.

✓ Xác định mục tiêu và ngân sách:

Tập trung vào mục đích, thông điệp và kết quả mong muốn.
Xác định nguồn tài chính có sẵn và đánh giá khả năng chi tiêu cho sự kiện.

✓ Lên kế hoạch tổ chức:

Chọn ngày và giờ phù hợp cho sự kiện và xác định địa điểm phù hợp với quy mô và mục tiêu của sự kiện.
Xác định các hoạt động, buổi diễn thuyết, bài giảng hoặc chương trình chính của sự kiện. Đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách trơn tru và hấp dẫn cho khách tham dự.
Xác định đội ngũ tổ chức sự kiện, bao gồm nhân viên, đối tác và người giúp đỡ. Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

✓ Quảng cáo và quản lý khách mời:

Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp như website, mạng xã hội, email, quảng cáo trực tuyến và truyền thông địa phương để quảng bá sự kiện của bạn.
Xác định danh sách khách mời và gửi thư mời chính thức. Theo dõi việc đăng ký, xác nhận sự có mặt và xử lý thông tin cá nhân của khách mời.

✓ Chuẩn bị vật tư và trang thiết bị và nhân sự:

Đặt và chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và video: Xác định yêu cầu kỹ thuật và thuê nhà cung cấp thiết bị chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Chuẩn bị vật liệu và trang thiết bị: Bao gồm bảng thông tin, banner, poster, leaflet, thiệp mời và tài liệu cho khách tham dự.
Lựa chọn MC, ca sĩ, PG, nhóm múa, nghệ sĩ, bảo vệ, tiếp tân để phục vụ cho buổi lễ.

✓ Quản lý hoạt động trong sự kiện:

Xây dựng một hệ thống đăng ký và đón tiếp khách mời một cách chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng mọi khách tham dự được chào đón và hướng dẫn tới đúng vị trí của mình.
Đảm bảo mọi hoạt động, buổi diễn thuyết, bài giảng và chương trình chính diễn ra theo kế hoạch. Quản lý thời gian và đảm bảo sự hấp dẫn cho khách tham dự.
Đảm bảo rằng các dịch vụ như thức ăn, đồ uống, điện thoại di động, internet và nhà vệ sinh đủ để đáp ứng nhu cầu của khách tham dự.

✓ Đánh giá và theo dõi sau sự kiện:

Xác định các tiêu chí đánh giá thành công và thu thập phản hồi từ khách tham dự. Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của sự kiện.
Phân tích dữ liệu thu thập được để tìm hiểu điều gì đã hoạt động tốt và điều gì có thể cải thiện trong các sự kiện tương lai.
Gửi thư cảm ơn cho khách tham dự, đối tác và những người đã giúp đỡ để ghi nhận sự ủng hộ của họ và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Khi nhìn vào một sự kiện nào đó, chúng ta có thể thấy và cảm nhận được sự chuyên nghiệp và sự đầu tư của công ty đó như thế nào. Bởi vậy mà việc lựa chọn một công ty event uy tín, giúp lên ý tưởng, lập kế hoạch và triển khai tổ chức là cực kỳ quan trọng.